Huhtikuussa 2016 EU:ssa hyväksyttiin asetus, joka koskee kaikkea henkilötietojen käsittelyä jäsenvaltioissa. Uusi tietosuoja-asetus astui voimaan 25. toukokuuta 2018.

Tietosuoja-asetus tuo:

  • lisää avoimuutta ja läpinäkyvyyttä henkilötietojen käsittelyyn,
  • rekisteröidylle (henkilö) enemmän oikeuksia valvoa henkilötietojensa käsittelyä,
  • henkilörekisterinpitäjälle uusia velvoitteita sekä
  • EU:lle vahvan, yhtenäisen ja kattavan tietosuojan.


Tietosuoja-asetuksessa määritellään kansalaisen oikeudet liittyen henkilötietojen käsittelyyn. Asetuksen myötä jokaisella EU-kansalaisella on oikeus tarkistaa hänestä tallennetut tiedot, saada tieto siitä miten henkilötiedot on kerätty sekä miten niitä käsitellään ja kenelle niitä annetaan. Lisäksi kansalaisella on oikeus oikaista mahdolliset väärät tiedot sekä poistaa tietonsa rekisteristä. Vastaavasti asetuksessa säädetään rekisterinpitäjille velvollisuus toimia siten, että edellä esitetyt oikeudet toteutuvat.

Tietosuoja-asetus ja tietosuojaperiaatteet

  • Henkilötietoja on käsiteltävä lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi.
  • Henkilötiedot on kerättävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten, eikä niitä saa käsitellä myöhemmin näiden tarkoitusten kanssa yhteen sopimattomalla tavalla.
  • Henkilötietojen on oltava olennaisia sekä asianmukaisia.
  • Järjestöjen ja yhdistysten on tehtävä kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että epätarkat ja virheelliset henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.
  • Henkilötiedot on säilytettävä muodossa, jossa rekisteröity on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojen käsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten.

Miksi Keskustanuoret käsittelee henkilötietojasi?


Poliittisen nuorisojärjestön toiminta edellyttää usein henkilötietojen käsittelyä. Henkilötietojen kerääminen ja säilyttäminen on välttämätöntä esimerkiksi silloin, kun henkilö haluaa liittyä jäseneksi tai ilmoittautuu liiton tai piirijärjestöjen tapahtumiin.

Mitä tarkoitetaan henkilötiedoilla?


Henkilötiedoilla tarkoitetaan asioita, joilla henkilöä kuvataan ja millä hänet voidaan tunnistaa. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi henkilön nimi, osoitetiedot tai valokuva.

Miksi Keskustanuoret noudattaa tietosuoja-asetusta?


Henkilötietojen vastuullinen käsittely on meille tärkeä asia. Noudattamalla tietosuoja-asetusta varmistamme henkilötietojen asianmukaisen käsittelyn ja estämme henkilötietojen väärinkäytön.

Kuka käsittelee henkilötietojasi Keskustanuorissa?


Keskustanuorten kokoamaa henkilödataa käsittelevät liiton ja piirien toimihenkilöt, jotka työsuhteen alkaessa allekirjoittavat sitoumuksen, jossa käydään tarkasti läpi liiton tietosuojakäytännöt erilaisten järjestelmiemme osalta. Jokaiselle Keskustanuorissa henkilötietoja käsittelevälle henkilölle annetaan kattavat tiedot heidän oikeuksistaan ja velvollisuuksistaan liittyen hallussamme oleviin henkilörekistereihin.

Jäsenrekisterin luku- ja käsittelyoikeuden saavat ainoastaan ne liiton ja piirien toimihenkilöt, joiden katsotaan työssään oleellisesti tarvitsevan henkilötietoja tai niiden käsittely esimerkiksi jäseneksi liityttäessä on oleellista. Jäsenrekisteriä käyttävät henkilöt ovat sitoutuneet niihin toimintaperiaatteisiin, jotka varmistavat henkilörekisterin asianmukaisen, oleellisen ja turvallisen käytön.

Mahdollisista poikkeustapauksista, kuten tapahtumiin ilmoittautuessa, jossa tietoja luovutaan kolmannelle osapuolelle (kuten majoituksen tarjoajalle) informoidaan etukäteen henkilötietojaan luovuttanutta henkilöä.

Mitä yhteistyötä Keskustanuoret ovat tehneet Suomen Keskusta r.p:n kanssa tietosuojan osalta?


Suomen Keskustanuoret ry on tehnyt yhteistyötä Suomen Keskusta r.p:n kanssa liittyen yhteisiin tietosuoja-asioihin koskien yhteistä jäsenrekisteriä sekä muita yhteisiä tietojärjestelmiä, joita käyttävät sekä puolueen piirijärjestöt kuin myös Keskustanuorten omat piirijärjestöt.

Suomen Keskusta r.p:n tilaamassa tietosuojakartoituksessa käytiin läpi Keskustan yhteiset järjestelmät ja luotiin sisäiset tietosuojaohjeet. Tietosuojakartoituksen voidaan katsoa olevan jatkuva prosessi, jossa tiedot päivitetään järjestelmä- ja prosessimuutoksissa.

Tietosuojakartoitus on tehty yhteistyössä tietosuoja-asiantuntijaorganisaation kanssa. Tietosuojakartoituksen tuotoksena luotiin dokumentti, jossa kuvataan Suomen Keskustan ja Keskustan piirijärjestöjen käytössä olevat järjestelmät, joissa käsitellään henkilötietoja. Dokumentissa on listattu kaikki järjestelmät, mitä henkilötietoja järjestelmä sisältää, järjestelmien käyttäjät sekä mihin henkilötietoja käytetään. Dokumentti on osa Keskustan sisäistä tietoturvaohjetta, jonka tarkoitus on opastaa henkilökunta tietoturvalliseen toimintatapaan. 

Henkilötietojen käsittelyn tarpeellisuus


Henkilötietojen käsittelylle on aina oltava peruste ja tarkoitus. Keskustanuoret arvioi aina henkilötietoja kerätessään tai käsitellessään tietojen tarpeellisuuden. Mikäli tietojen tarpeellisuutta ei voida osoittaa, on velvollisuutemme tuhota epäolennaiset tiedot asianmukaisesti ja turvallisesti. Henkilötietojen säilyttämiselle on asetettu aikarajat ja niistä informoidaan henkilöitä, jotka luovuttavat henkilötietoja Keskustanuorille. Esimerkiksi jäsenrekisteriin lisättyä henkilöä, jonka tietoja käsitellään, informoidaan aina henkilötietojen käsittelystä tai mahdollisista muutoksista.

Henkilöillä, joiden henkilötietoja Keskustanuoret rekisteröi tai säilyttää, on oikeus saada omat tietonsa kuukauden sisällä kirjallisesta tietopyynnöstä. Tiedot luovutetaan jäsenrekisterin haltijan toimesta aikamääreen sisällä, mikäli henkilötietoja pyytänyt henkilö kykenee todistamaan henkilöllisyytensä.

Esimerkkejä tyypillisistä henkilötietojen käsittelyperusteita Keskustanuorissa


Jäsenyys
Jäsenten henkilötietoja kerätään liittymisen yhteydessä, jotta voimme mahdollistaa uuden jäsenen saavan riittävää informaatiota toiminnastamme. Jäsenrekisteri mahdollistaa myös datan keruun, jolla Keskustanuoret tutkivat omaa alueellista jäsenkattavuuttaan ja sukupuolijakaumaa.

Osallistujat tapahtumiin ja koulutuksiin
Tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä Keskustanuoret kerää osallistujilta informaatiota liittyen mm. ruoka-aineallergioihin tai erityistarpeisiin, joiden avulla pyritään huomioimaan esimerkiksi tapahtuman esteettömyys kaikille osallistujille. Ilmoittautuneen henkilötietoja käsitellään hänen luvallaan, jonka hän tekee ilmoittautumislomakkeella. Arkaluontoiset tiedot, kuten allergiat poistetaan välittömästi tapahtuman jälkeen. Muu informaatio poistetaan heti, kun sen käsittely ei ole välttämätöntä tai oleellista.

Media ja muut sidosryhmät
Keskustanuoret viestivät aktiivisesti omista poliittisista kannanotoistaan ja mielipiteistään niin median edustajille kuin myös muille sidosryhmillemme. Heistä kerätyt henkilötiedot koostuvat median ja sidosryhmien edustajien julkisista sähköposteista, joita Keskustanuoret ovat keränneet mediatalojen verkkosivuilta, sekä yhteistyökumppanien ja sidosryhmien verkkosivuilta.

Tarpeen mukaan kerättävät tiedot
Jäsenten ja tapahtumiin ilmoittautumisten lisäksi Keskustanuoret keräävät ajoittain tietoa erilaisten työryhmähakujen tai työpaikkahakemusten yhteydessä. Tällaisissa tapauksissa Keskustanuoret informoivat henkilötietojen keruusta ja säilytyksestä jokainen tapaus kerrallaan.

Kehen olla yhteydessä, kun haluat tietoa Keskustanuorten tietosuojakäytännöistä tai henkilötietojen käsittelystä?


Todistettuasi henkilöllisyytesi sinulla on oikeus pyytää jäsenrekisteriin (puoluetoiminnan rekisteri) tallennetut omat tietosi. Lisäksi sinulla on oikeus pyytää tietojen muuttamista tai poistamista. Mikäli haluat tietoa Keskustanuorten tietosuojakäytännöistä, henkilötietojen käsittelyperusteista tai haluat saada omat tallennetut tietosi Keskustanuorten jäsenrekisteristä ole yhteydessä Keskustanuorten pääsihteeriin tai järjestösuunnittelijaan.


Alla on muistilista Keskustanuorten piirijärjestöille ja osastoille, sekä muille epävirallisille työryhmille, jotka toiminnassaan käsittelevät henkilötietoja.

Suomen Keskustanuoret ry edellyttää alajärjestöjensä hallitusten ja työntekijöiden perehtyvän oheiseen muistilistaan ja kiinnittävän erityishuomiota henkilötietojen käsittelyyn. Lisätietoa, tukea ja neuvontaa tietosuoja-asioihin antaa Keskustanuorten pääsihteeri.

  • Suomen Keskustanuoret ry:n tehtävä on varmistaa jäsenrekisterin asianmukaisuus ja turvallisuus palvelua tarjoavalta Suomen Keskusta r.p:lta. Varmista, että työntekijä on allekirjoittanut jäsenrekisterin käyttöön liittyvän sitoutumislomakkeen ja on tietoinen niistä oikeuksista ja velvollisuuksista, joita rekisterin käyttöön liittyy.
  • Olen tutustunut Keskustanuorten liittotoimiston toimittamiin materiaaleihin ja ohjeisiin, joita tietosuojaan liittyy.
  • Olemme arvioineet piirimme koulutustarpeen tietosuoja-asioissa sekä olemme tarpeen tullen informoineet koulutustarpeesta liiton pääsihteerille tai järjestösuunnittelijalle.
  • Olemme kartoittaneet, missä piirin jäsenten tai muiden sidosryhmien tai tapahtumiin osallistuvien henkilöiden tietoja säilytetään jäsenrekisterin lisäksi. Olemme huomioineet myös arkistot ja paperit. Lisäksi tiedämme kenellä on pääsy henkilötietoihin.
  • Olemme varmistaneet henkilötietojen turvallisen säilytyksen niin tiedostoissa kuin lukollisessa kaapissa.
  • Piirijärjestömme on tietoinen millaisia henkilötietoja sillä on hallussa ja olemme varmistaneet, että henkilöt ovat tietoisia tietojen olemassaolosta.
  • Ymmärrämme ettei henkilötietoja saa luovuttaa eteenpäin ilman, että asianomainen omia henkilötietoja kysyessään voi osoittaa henkilöllisyytensä.
  • Olemme tunnistaneet riskit ja tehneet mahdolliset toimenpiteet riskien minimoimiseksi.

Tällä sivustolla käytetään evästeitä sivuston tarjoamien palveluiden tuottamiseen, sivuston käyttäjäystävälliseksi kehittämiseen ja sivustoliikenteen analysointiin. Käyttämällä sivustoa hyväksyt evästeiden käytön.

Eväste (cookie) on pieni datatiedosto, joka tallentuu tietokoneesi verkkoselaimeen. Se ei sisällä tai kerää tietoja itsekseen, mutta se voi antaa tietoja, jotka helpottavat sivuston käyttöä, kun palvelin lukee sen verkkoselaimen kautta. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi IP-osoite, käytettävä selaintyyppi ja tieto siitä mitä kautta kävijä saapui sivustollemme. Yksityisyytesi on kuitenkin meille tärkeä, emmekä jaa evästeistä saamiamme tietoja kolmansille osapuolille.

Eväste voi rekisteröidä muun muassa käyttäjän toimintoja, paikantaa virheitä ja/tai kerätä erilaisia tilastointitietoja. Evästeet eivät vahingoita tietokonetta, emmekä kerää evästeillä sivuston käyttäjiltä tunnistettavia henkilötietoja, kuten sähköpostiosoitteita.

Verkkosivustomme kaikkien toimintojen käyttäminen voi edellyttää evästeiden asentamista. Voit kytkeä evästeet pois päältä, mutta evästeiden asentamisen ja käytön estäminen voi vaikuttaa sivuston toimintatapaan.

Useimmissa verkkoselaimissa evästeet on automaattisesti sallittu. Voit päättää itse verkkoselaimen asetuksia muuttamalla, missä määrin haluat sallia evästeiden toiminnan tietokoneessasi.

Voimme käyttää evästeitä, joita hyödyntävät Google Analytics.

Säilytämme oikeuden muokata tätä selostetta evästeidemme käytöstä, minkä vuoksi sinun on hyvä vierailla tällä sivulla aika-ajoin pysyäksesi ajan tasalla käytännöistämme.

Lisätietoa evästeistä selainkohtaisesti, sekä ohjeet niiden päälle- ja poiskytkemiseksi: